Tổng hợp các kiểu dữ liệu thông dụng của Excel bạn nên biết

Excel là một trong những ứng dụng được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Hầu hết các bạn khi đi làm, đi học đều sẽ cần sử dụng worksheet để lập bảng biểu, tổng hợp giá trị, v.v. Tuy nhiên, điều đầu tiên bạn cần hiểu khi quyết định tạo nội dung trong trang tính là xác định nội dung đó. kiểu dữ liệu cho từng ô, hàng và cột. Vậy các kiểu dữ liệu Excel phổ biến hiện nay là gì? Hãy cùng Cà Khịa TV.com khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!

Kiểu dữ liệu chuỗi (Văn bản)

String là kiểu dữ liệu phổ biến và thông dụng nhất hiện nay. Đây là các ký tự từ A đến Z và bao gồm các ký tự đặc biệt. Có thể nói đây là một trong những kiểu dữ liệu Excel thông dụng và cực kỳ cơ bản mà ai cũng phải nắm vững.

Ví dụ về dữ liệu chuỗi: @hoahontim, Dat, Nam, Cuong, Hoa123,…

Dữ liệu chuỗi thường nằm ở bên trái của ô

Thuộc tính dữ liệu chuỗi:

• Nếu dãy số của bạn chỉ được chứa một chữ và số hoặc ký tự đặc biệt thì nó cũng được coi là kiểu dữ liệu chuỗi.
• Dạng chuỗi thường được dùng để mô tả và giải thích các phần tử trong bảng.
• Mặc định cho dữ liệu chuỗi được căn trái. Tuy nhiên, người dùng hoàn toàn có thể liên kết lại theo ô, cột và hàng.
• Đối với việc sử dụng công thức, nếu bạn sử dụng dữ liệu chuỗi, hãy đặt nó trong dấu ngoặc kép (” “).
• Nếu người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, Excel sẽ tự động chuyển dữ liệu đó thành chuỗi.

Dữ liệu số (Number)

Đối với những kiểu dữ liệu được sử dụng phổ biến nhất trong Excel thì không thể bỏ qua kiểu số. Nó bao gồm các chữ số từ 0 đến 9, đếm số âm và số dương. Vì vậy, trong quá trình tạo bảng tính để tính toán và tổng hợp, đây là kiểu dữ liệu phổ biến nhất.

Ví dụ: -12345, 334.89, 7843,…

Để nhập số 0 đứng đầu, bạn phải đặt dấu nháy đơn trước nó

Dữ liệu số bao gồm cả số âm và số dương và nằm ở bên phải của ô

Đặc điểm của dữ liệu số:

• Trong các kiểu dữ liệu Excel thông dụng, dạng số có thể thực hiện các phép tính như cộng, trừ, nhân, chia,….
• Dữ liệu số luôn ở bên phải theo mặc định (người dùng có thể ràng buộc lại theo ý muốn).
• Nếu người dùng muốn hiển thị số 0 đứng đầu (ví dụ: 0934223114) thì phải đặt dấu nháy đơn phía trước. Ví dụ: ‘0934223114 và lúc này kiểu dữ liệu sẽ được chuyển thành chuỗi (vì chứa các ký tự đặc biệt).
• Khi bạn trích xuất số từ một chuỗi, bạn phải sử dụng hàm Giá trị để chuyển đổi dữ liệu thành kiểu số.

Nói chung, nếu bạn sử dụng dữ liệu chuỗi, có nhiều thao tác có thể được thực hiện. Từ tính toán mức sử dụng chức năng đến cắt dữ liệu theo cách bạn muốn. Tuy nhiên, bạn nên chú ý đến kiểu dữ liệu cuối cùng để tùy chỉnh theo ý mình.

Dữ liệu thời gian trong Excel

Dữ liệu thời gian là loại dữ liệu thường làm đau đầu nhiều người dùng Excel. Do trong quá trình nhập liệu từ phần mềm hay tạo bảng tính, người dùng thường bị nhầm lẫn với các kiểu số. Bản chất chúng là dữ liệu số và có thể thực hiện các phép tính. Nhưng với kiểu dữ liệu trong Excel thì dữ liệu thời gian được chia làm 2 loại như sau:

Dữ liệu ngày (DATE)

Trong số các kiểu dữ liệu phổ biến của Excel không thể không kể đến Date. Các ngày được phân tách bằng dấu gạch chéo (/) và thường nằm ở bên phải của ô. Đây cũng là một định dạng số được sử dụng rộng rãi.

Ví dụ: 18/08/2022, 01/09/2022, 20/10/1999, v.v.

Dữ liệu ngày phải được nhập theo định dạng giống như ngày trên máy tính

Thông thường nếu người dùng nhập đúng thì dữ liệu này sẽ nằm bên phải của ô tính. Nó phụ thuộc vào dữ liệu ngày trên máy tính của bạn. Ví dụ: nếu bạn đặt ngày trên máy tính của mình thành dd/mm/yy, bạn cũng phải nhập dữ liệu trong Excel theo thứ tự tương tự.

Dữ liệu giờ phút giây

Không giống như dữ liệu ngày, giờ, phút và giây thường được phân tách bằng dấu hai chấm (:). Đây cũng là một loại dữ liệu số.

Ví dụ: 3:30:15 (3 giờ 30 phút 40 giây), 21:03:20 (21 giờ 3 phút 20 giây),….

Khi nhập giờ, phút, giây phải dùng dấu hai chấm

Nếu người dùng nhập đúng dữ liệu sẽ nằm bên phải ô. Nếu bạn làm sai, nó sẽ xuất hiện ở phía bên trái của ô.

Dữ liệu logic trong Excel

Logic là dữ liệu trả về True/False của một hàm Logic trong Excel. Thông thường các hàm trả về loại dữ liệu này là: AND, OR, NOT, XOR, v.v.

Ví dụ: =NOT(A29, E4>7),…

Boolean trả về Đúng hoặc Sai

Nếu biểu thức là đúng, nó sẽ trả về True và nếu sai, nó sẽ trả về Sai. Kết quả sẽ mặc định ở giữa ô và người dùng có thể sắp xếp lại thứ tự.

Dữ liệu công thức (Biểu mẫu)

Cuối cùng, trong các kiểu dữ liệu Excel thông dụng hiện nay thì phải nắm vững Form. Đây là dữ liệu công thức toán học cực kỳ phổ biến khi sử dụng bảng tính. Đặc biệt là đối với những người thường xuyên thu thập dữ liệu và thống kê. Các công thức sẽ bắt đầu bằng dấu bằng (=) và bên trong là các toán tử. Kết quả dữ liệu trả về là giá trị đạt được của công thức đó.

Các toán tử được sử dụng bao gồm: +, -, *, /, căn bậc hai, lũy thừa, phần trăm, v.v. Và bao gồm các dấu hiệu so sánh như: , =, =, …

Dữ liệu dạng ví dụ: = 3 + 4 + 5 (kết quả trả về là 12 trong ô đó).

Sử dụng công thức để tính giá trị của các ô trong bảng tính

Người dùng sau khi nhập công thức chỉ cần nhấn Enter và kết quả sẽ được hiển thị trong ô đó.

Trên đây là các kiểu dữ liệu Excel thông dụng mà mọi người nên nắm vững khi sử dụng. Ngoài ra còn rất nhiều dạng dữ liệu khác có thể bạn chưa gặp trong quá trình sử dụng. Nếu bạn thành thạo Excel sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều khi làm việc cũng như học tập. Vậy thì đừng bỏ lỡ những thông tin vô cùng hữu ích này nhé!

Nguồn bài viết: