Hướng dẫn cách thu hồi mail trên Microsoft Outlook

Sau khi gửi email trong Outlook, bạn nhận ra rằng mình vừa gửi nhầm địa chỉ hoặc có một số thông tin không chính xác cần chỉnh sửa. Lúc này, tất nhiên, bạn sẽ muốn thu hồi (recall) email Outlook vừa gửi để người xem không thể đọc được nội dung email của bạn. Trong bài viết này, Cà Khịa TV.com sẽ hướng dẫn bạn cách khôi phục mail Outlook nhanh chóng và hiệu quả.

Thu hồi thư trong Outlook là gì?

Thu hồi hoặc Nhớ lại là một tính năng tích hợp sẵn của Outlook được thiết kế để cho phép bạn nhanh chóng thu hồi các email đã gửi vô tình. Nói dễ hiểu hơn là khi bạn gửi nhầm email, hoặc khi đính kèm không chính xác, hoặc có một số lỗi chính tả, tính năng này sẽ khiến người nhận không thể đọc được nội dung email của bạn.

Outlook cho phép bạn truy xuất chủ đề của email đã gửi trong một số điều kiện nhất định.

Quy tắc thu hồi email trong Outlook

Mọi thông tin đã gửi không thể được trả lại, nhưng đây là một số quy tắc cơ bản bạn có thể làm theo lấy lại email đã gửi trong Outlook:

• Bạn và người nhận email phải có cùng một tài khoản email máy chủ Exchange. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng tài khoản POP3, IMAP hoặc Outlook.com, thì những người nhận thư của bạn cũng phải sử dụng cùng một tài khoản, nếu không mọi nỗ lực của bạn sẽ thất bại.
• Trong trường hợp người nhận chưa mở và đọc tin nhắn, bạn có thể tiếp tục thu hồi email.
• Tin nhắn được gửi đến Hộp thư đến. Nếu thư được chuyển hướng đến một thư mục khác, việc thu hồi email sẽ không được thực hiện.

Xem thêm: Microsoft Outlook là gì và cách sử dụng Outlook?

Hướng dẫn cách thu hồi mail trong Microsoft Outlook

Khi bạn hủy một email đã gửi trong Outlook, bạn có thể xóa một bản sao của email khỏi hộp thư đến của người nhận hoặc bạn cũng có thể cập nhật bản sao đó bằng cách viết lại email của mình. Dưới đây là các bước thu hồi email trong Outlook Chi tiết và đầy đủ hơn:

Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn.

Bước 2: Chọn tài khoản email của bạn và nhấp vào mục có nội dung Thư đã gửi. Và nó sẽ liệt kê tất cả các email bạn đã gửi từ Outlook.

Bước 3: Tìm chính xác email mà bạn muốn gọi lại trong bảng bên phải. Nhấp đúp vào email để mở nó trong một cửa sổ riêng.

Bước 4: Tại cửa sổ này, click vào mục HOẠT ĐỘNG và trong trình đơn thả xuống, nhấp vào Hàng Ghi nhớ tin nhắn này.

Bước 5: Bạn sẽ nhận được lời nhắc hỏi bạn muốn thu hồi email này như thế nào. Nếu bạn chỉ muốn thu hồi email này thì chọn tùy chọn có nội dung Xóa các bản sao chưa đọc của tin nhắn này và nhấp vào nút ĐƯỢC RỒI đến cuối cùng.

Bước 6: Và nếu bạn muốn thu hồi email của mình và thay thế nó bằng một thư khác trong hộp thư đến của người nhận, thì hãy chọn tùy chọn Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng một tin nhắn mới bên dưới và nhấn ĐƯỢC RỒI.

Bước 7: Bạn cũng có thể đánh dấu vào ô có nội dung Cho tôi biết lời nhắc thành công hay thất bại đối với mỗi người nhận. Bằng cách này, bạn sẽ nhanh chóng biết được yêu cầu rút lại email được gửi từ Outlook có thành công hay không.

Bước 8: Nếu bạn đã chọn tùy chọn thứ hai cho phép bạn gửi một email mới đến người nhận, một cửa sổ soạn thư sẽ mở ra trên màn hình của bạn.

Bước 9: Chỉnh sửa nội dung email của bạn theo ý muốn. Sau khi hoàn thành, nhấp vào nút Rời khỏi để gửi lại email của bạn.

Điều gì xảy ra khi bạn khôi phục email trong Outlook?

Khi bạn gửi yêu cầu hủy hoặc xóa email, một số điều sẽ xảy ra tùy thuộc vào tình huống của bạn. Dưới đây là một số tình huống phổ biến khi bạn liên tục ghi nhớ một email trong Outlook.

1. Khi người nhận chưa nhận được email ban đầu của bạn: Nếu người nhận chưa mở email ban đầu của bạn, nó sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của họ. Sau đó, Outlook sẽ thông báo cho họ rằng người gửi đã yêu cầu xóa email.
2. Khi người nhận đã đọc email gốc: Nếu người nhận đã mở và đọc nội dung email ban đầu của bạn trước khi bạn đưa ra yêu cầu từ chối, thì họ có thể xem cả nội dung email cũ và email mới cập nhật mà bạn đã gửi cho họ.
3. Khi người nhận đã đọc email từ chối đầu tiên: Nếu người nhận đã đọc email bị thu hồi của bạn trước, thì email ban đầu của bạn sẽ bị xóa khỏi hộp thư đến của họ. Outlook cũng sẽ cho họ biết rằng bạn đã yêu cầu xóa email ban đầu.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo chữ ký trong MS Outlook

Tại sao bạn không thể nhớ email đã gửi trong Outlook?

Không phải lúc nào quá trình khôi phục thư trong Outlook Chà, nếu bạn rơi vào các trường hợp sau, bạn sẽ không thể khôi phục email đã gửi trong Microsoft Outlook:

• Khi bạn không sử dụng Outlook trên PC, máy tính xách tay hoặc Office 365.
• Một (hoặc cả hai) địa chỉ email của người nhận và người nhận không được kết nối với máy chủ Microsoft Exchange.
• Người gửi hoặc người nhận email không thuộc cùng một tổ chức/doanh nghiệp.
• Khi người nhận đã mở tin nhắn trước khi bạn chọn không tham gia.

Bạn đã bao giờ phải nhớ thư đã gửi trong Outlook trên máy tính chưa? Phương pháp trên có thể giúp bạn khôi phục các email được gửi nhầm trong Outlook không? Hãy cho chúng tôi biết bằng cách để lại nhận xét trong phần bình luận bên dưới bài viết này. Cảm ơn các bạn đã luôn đồng hành cùng Cà Khịa TV.com.