Hướng dẫn cách sử dụng Google Drive cho người dùng mới [Cập nhật 2020]

Khi ổ cứng trở nên lỗi thời, các dịch vụ lưu trữ đám mây đang nổi lên như một xu hướng tất yếu. Bạn đã từng sử dụng iCloud hay Google Drive để lưu trữ dữ liệu trực tuyến chưa? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết lý do tại sao bạn nên làm điều đó ngay bây giờ. Thay vì cung cấp cho bạn tất cả thông tin về dịch vụ lưu trữ trực tuyến hữu ích này, bài hướng dẫn chỉ giới thiệu sơ qua về giao diện Google Drive, cho phép bạn dễ dàng điều hướng và sử dụng tốt phần mềm. Ngoài ra, chúng tôi cũng trình bày cách sử dụng một số thủ thuật đơn giản giúp bạn đạt hiệu quả cao nhất trong học tập và làm việc với Google Drive.

• Hướng dẫn cách tạo tài khoản iCloud trên máy tính

Google Drive là gì?

Trước khi bắt đầu, có lẽ bạn đang tự hỏi: Google Drive là gì?

Google Drive là một dịch vụ đám mây do Google phát triển, ra mắt vào tháng 4 năm 2012. Nó được sử dụng chủ yếu để lưu trữ và sao chép dữ liệu, nhưng nó cũng là một công cụ phổ biến để cộng tác dự án, dự án trong các doanh nghiệp, trường học và cá nhân.

Nhưng đó không phải là tất cả, Google Drive còn cung cấp cho bạn các ứng dụng văn phòng như tài liệu (doc), trang tính (sheet) và trang trình bày (slide). Về cơ bản, công cụ này cũng ngang với Word, Excel và Powerpoint.

• Microsoft Word là gì? Tại sao bạn nên sử dụng MS Word
• Microsoft Excel là gì? Và làm thế nào để sử dụng MS Excel hiệu quả?

Drive cho phép bạn lưu trữ tệp trên máy chủ của họ, đồng bộ hóa dữ liệu trên tất cả các thiết bị của bạn và chia sẻ chúng với mọi người trên khắp thế giới.

Vậy Google Drive hoạt động như thế nào? Cách đơn giản nhất là tiếp tục đọc bài viết này, bạn sẽ biết các tính năng của Drive và cách sử dụng nó hiệu quả hơn.

Google Drive có giá bao nhiêu?

Trước tiên, trước tiên bạn phải phân biệt giữa Google Drive và G Suite.

Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây sẽ được giới thiệu trong bài viết này. Về cơ bản, hai dịch vụ này có một số khác biệt nhỏ.

Ví dụ: G Suite sẽ cung cấp cho bạn một email có dạng “@yourdomain.com”. Và với Google Drive, bạn chỉ có đuôi “@gmail.com”.

Ngoài ra G Suite còn bổ sung thêm một số tính năng nhưng nếu bạn sử dụng cho mục đích cá nhân thì Google Drive vẫn đáp ứng được nhu cầu của bạn.

Google cung cấp cho bạn 15 GB dung lượng lưu trữ miễn phí được chia cho Drive, Gmail và Ảnh của bạn (cũng có một tùy chọn để lưu trữ ảnh miễn phí).

Nhưng nếu bạn cần thêm dung lượng, Google cũng sẽ cung cấp cho bạn một số tùy chọn. Và như bạn có thể thấy bên dưới, nó có giá rất hợp lý:

Xem thêm: Cách mua thêm dung lượng Google Drive

Cách tạo tài khoản Google Drive

Nếu bạn có Tài khoản Google, tài khoản này có thể được sử dụng cho Gmail, Youtube, Google+ và Google Play, bạn có thể sử dụng tài khoản đó bằng cách chỉ cần đăng nhập vào trang web Google Drive hoặc ứng dụng dành cho thiết bị di động bằng thông tin tài khoản của mình. Trong trường hợp trước đây bạn chưa từng sử dụng trang web hoặc dịch vụ do Google sở hữu, bạn cũng có thể tạo tài khoản Google miễn phí bằng cách thực hiện theo các bước trong hướng dẫn đăng ký tài khoản Gmail của chúng tôi.

• Hướng dẫn cách tải nhạc, video từ Youtube về máy tính

Cách truy cập Google Drive

Như đã đề cập ở trên, bạn phải đăng ký Tài khoản Google trước khi có thể tiếp tục đăng nhập vào Drive. Tạo tài khoản này miễn phí và sẽ cho phép bạn dễ dàng truy cập và đồng bộ hóa với tất cả các dịch vụ của Google. Bạn sẽ trả một khoản phí nhỏ nếu muốn có nhiều hơn 15GB dung lượng lưu trữ, nhưng việc nâng cấp này hoàn toàn không ảnh hưởng đến khả năng sử dụng dịch vụ của bạn. Và bạn cũng có thể tải xuống Google Chrome, đây là trình duyệt web có hỗ trợ một số tiện ích mở rộng và công cụ tích hợp hỗ trợ tốt cho Google Drive.

Để đăng nhập vào tài khoản Google Drive của bạn, bạn sẽ cần thông tin Tài khoản Google của mình. Đây cũng là tài khoản có thể dùng để sử dụng các dịch vụ khác của Google như Youtube, Blogger và Google+.

Bước 1: Mở trình duyệt web yêu thích của bạn và truy cập www.drive.google.com.

Bước 2: Bạn bấm Go to Google Drive (Truy cập Google Drive).

Bước 3: Nhập email hoặc số điện thoại liên kết với tài khoản Google của bạn. Nếu bạn đã có địa chỉ email, vui lòng sử dụng địa chỉ này. Cửa hàng bạn đã điền đầy đủ thông tin, nhấn Kế tiếp (Khác).

Bước 4: Nhập mật khẩu tài khoản Google của bạn và nhấn Kế tiếp (Tiếp theo) một lần nữa.

Bước 5: Google sẽ gửi mã xác nhận tới số điện thoại được liên kết với Tài khoản Google của bạn dưới dạng tin nhắn văn bản. Vui lòng nhập nó trên màn hình tiếp theo và sau đó chọn khác. Và bây giờ, bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google của mình và sẽ được hệ thống tự động chuyển đến giao diện chính của Google Drive.

Khi bạn đã đăng ký và đăng nhập thành công vào tài khoản Gmail của mình, bạn có thể truy cập Google Drive thông qua trình duyệt web hoặc ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động, có sẵn trên cả hai hệ điều hành. Android và iOS.

Khi bạn đã đăng nhập vào Google Drive, hãy nhấn vào nút + Mới (+ Mới) có màu nằm ở góc trên bên trái hoặc “Ổ đĩa của tôi”. Trong ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy nhấn vào vòng tròn có dấu + ở góc dưới bên phải. Thao tác này sẽ mở một menu, cho phép bạn tạo hoặc tải tệp lên Drive. Bạn có thể tạo bảng tính Excel, tài liệu Word, bản trình bày PowerPoint, biểu mẫu, bản vẽ, v.v. thông qua các ứng dụng của bên thứ ba.

• Top 24 ứng dụng cần thiết cho điện thoại Android
• 27 ứng dụng iPhone tốt nhất

4 mẹo học sử dụng Google Drive nhanh

Chúng tôi sẽ không đi sâu vào các tính năng nâng cao của phần mềm miễn phí này, nhưng đây là một số mẹo đơn giản để giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng dịch vụ này một cách nhanh chóng:

Mẹo 1: Các nút trong Drive khá đơn giản, nhưng nếu bạn không chắc chúng làm gì, chỉ cần trỏ chuột vào chúng. Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện giải thích chức năng của các nút.

Mẹo 2: Nếu bạn đã từng sử dụng Microsoft Office – vd. Excel, Word, PowerPoint – sau đó là phần mềm Google Docs, Sheets và Slides sẽ trông rất quen thuộc. Họ có cách làm việc tương tự và trực quan hơn. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể tìm thấy một số tính năng nâng cao trong phần mềm của Microsoft, nhưng hãy nhớ rằng Google Drive là một ứng dụng miễn phí, vì vậy nó thực sự xứng đáng được ghi nhận.

Mẹo 3: Mặc dù bạn có thể truy cập bất kỳ trang tài liệu, sheet, slide nào để xem toàn bộ nội dung trong đó, nhưng bạn cũng cần tạo một thư mục để lưu trữ các tệp đó ở một vị trí cụ thể để sau này tìm lại. Để tạo thư mục trong Google Drive, nhấn vào nút Mới ở góc trái, chọn Thư mục và đặt tên cho thư mục. Sau đó, chỉ cần kéo (các) tệp của bạn vào thư mục bạn vừa tạo từ trang chính của giao diện Google Drive.

Tuy nhiên, bạn cũng có thể muốn “gắn dấu sao” cho các tệp mà bạn muốn truy cập lại sau này bằng cách nhấp chuột phải và chọn “Thêm dấu sao” từ menu của mục đó. Hãy nhớ rằng những tệp này chỉ có thể được xem bởi người đã gắn dấu sao cho chúng. và không cho bất kỳ ai mà bạn đã chia sẻ tệp.

Mẹo 4: Một cách khác giúp bạn tìm nhanh một tập tin hoặc thư mục bất kỳ trong Google Drive là sử dụng tính năng Drive Search. Ở đầu mỗi trang sẽ có một trường nhập nơi bạn có thể tìm kiếm bất kỳ tệp nào theo tên và loại tệp. Nếu bạn nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nó, bạn có thể tìm kiếm các tệp này theo một tiêu chí cụ thể, chẳng hạn như theo ngày hoặc theo người mà bạn chọn chia sẻ tệp.

Hướng dẫn cách chia sẻ file, thư mục trên Google Drive

Sau khi tìm hiểu các tính năng cơ bản của Google Drive, đã đến lúc tìm hiểu cách chia sẻ tệp và thư mục trong Google Drive. Để làm điều này, bạn phải làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive trên thiết bị của bạn.
Bước 2: Chọn tập tin hoặc thư mục muốn chia sẻ.
Bước 3: Nhấp chuột phải vào nó và chọn tùy chọn “Chia sẻ” (Phân phát).

Bước 4: Nhập địa chỉ email vào “Mọi người(Mọi người).

Cách thay đổi quyền sở hữu tệp và thư mục trong Google Drive

Theo mặc định, các tệp do người dùng tạo hoặc tải lên sẽ thuộc quyền sở hữu của người đó. Tuy nhiên, anh ấy/cô ấy vẫn có thể chuyển quyền sở hữu tệp hoặc thư mục này cho người khác.

Người dùng chỉ có thể chuyển quyền sở hữu các tệp và thư mục Google Drive. Và mặc dù họ đã chuyển quyền sở hữu cho người khác, nhưng người đó vẫn sở hữu những tệp này trong tài khoản của mình.

Người dùng có thể chia sẻ tệp trên Google Drive như Google Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu, Bản vẽ, Bản đồ và Thư mục. Khi quyền sở hữu đã được chuyển giao, người dùng sẽ không thể:

• Chuyển quyền sở hữu, thậm chí trở lại cho chính bạn.
• Xóa vĩnh viễn tệp đó khỏi Google Drive.

Dưới đây là các bước để cấp cho người khác quyền sở hữu tệp và thư mục trong Google Drive:

Bước 1: Mở Google Drive.

Bước 2: Chọn tập tin bạn muốn chia sẻ.

Bước 3: Nhấp chuột phải vào tệp, nhấp vào “Chia sẻ” (Phân phát).

Bước 4: Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Bạn click vào “Trình độ cao(Trình độ cao).

Bước 5: Trực tiếp tại trường nhập tên email, vui lòng bấm vào mũi tên xuống.

Bước 6: Lựa chọn “Là một chủ sở hữu” (Là chủ sở hữu), sau đó lưu các thay đổi.

Bước 7: Sau khi bạn đã chia sẻ quyền sở hữu tệp với người khác, bạn vẫn có thể chỉnh sửa tệp cho đến khi chủ sở hữu mới thay đổi lại quyền của bạn.

Cẩn thận: Bạn không thể thực hiện thay đổi chủ sở hữu từ các thiết bị Android, iPhone và iPad.

Có bất kỳ lựa chọn thay thế nào cho Google Drive không?

Có nhiều giải pháp lưu trữ đám mây dành cho người tiêu dùng, cho dù họ muốn lưu trữ dữ liệu cá nhân hay dữ liệu của công ty. Một số lựa chọn thay thế phổ biến có thể thay thế Google Drive là OneDrive, Dropbox và iCloud của Apple.

Tôi có nên sử dụng Google Drive hay không?

Google Drive là công cụ văn phòng hoàn hảo cho mọi người. Bạn có thể dùng nó để viết bài cho trường học, viết sách hay tính toán các kế hoạch tài chính trong tương lai.

Với chức năng tìm kiếm nhanh trong Google Drive, bạn có thể dễ dàng tìm thấy bất kỳ tệp tin nào của mình trong vài giây, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình học tập và làm việc.

Hỗ trợ tính năng chia sẻ, bình luận để dễ dàng tương tác với đồng nghiệp, bạn bè một cách nhanh chóng.

Nếu bài đăng trên blog này có thể giúp ích cho bạn, vui lòng chia sẻ nó với bạn bè của bạn để họ thấy thông tin này hữu ích. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể để lại lời nhắn ở phần bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ trả lời bạn trong thời gian sớm nhất. Cảm ơn đã theo dõi bài viết này.